Esta unidad administrativa es la responsable de realizar labores de apoyo a la Gerencia Administrativa en la ejecución de políticas administrativas en el área de contrataciones de obras, bienes y suministros de la Secretaría de Finanzas, así como la supervición de las actividades de las unidades a su cargo.
Lic. Alexis Misael Bueso
Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales
La Sub Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales es la responsable de la de establecer las actividades y políticas en base a las necesidades de la Secretaría de Finanzas, donde se proporcionan los instrumentos para el adecuado desempeño de sus funciones de acuerdo con las leyes vigentes dentro de las normas políticas para cualquier tipo de licitación ó compra.
La Sub Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales elabora el control y supervisión de las licitaciones tanto públicas y privadas, compras, adjudicaciones, supervisar el pago de los compromisos contraídos en los contratos.
Mediante Decreto Ejecutivo PCM-008-97 se publicó el Reglamento de Organización y Competencias del Poder Ejecutivo, Sección Séptima, Órganos de Apoyo, dependientes del Gerente Administrativo.
Entre las áreas que regula la Sub Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales encontramos las siguientes:
COMPRAS MENORES Y LICITACION
1. Realizar y mantener actualizado un registro de empresas, consultores y proveedores que brindan servicios especializados a la Secretaría de Finanzas.
2. Llevar un registro de cada compra y contratación realizada.
3. Mantener actualizado el expediente de cada compra y contratación realizada.
4. Asesorar y apoyar a las diferentes oficinas de la Secretaría en los procesos de bienes y servicios.
5. Proporcionar la preparación del presupuesto, información sobre los precios de materiales y servicios a las distintas oficinas de la Secretaría.
6. Mantener estricta confiabilidad de la información y documentación relacionada con las compras y contrataciones.
7. actualizar los manuales y procedimientos de compras y contratación de bienes y servicios.
AREA DE VIGILANCIA
1. Realizar vigilancia interna y externa en las instalaciones de la Secretaría, de tal forma que sus propiedades estén protegidas contra todo tipo de incidente.
2. Verificar que las políticas con respecto a las entradas y salidas de equipo, materiales y otros artículos, se haga en base a los procedimientos establecidos.
POOL DE MOTORISTAS
1. Realizar el transporte del personal de la Secretaría y aquellos materiales y equipo que las unidades requieran trasladar.
2. Informar sobre el mantenimiento requerido para que las unidades de transporte operen en forma eficiente y oportuna.
3. Llevar registros y archivos que evidencien el mantenimiento que se les brinda a las unidades de transporte.
4. Mantener registros y controles para asegurar un uso racional del combustible.
TALLER DE MECÁNICA
1. Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de esta Secretaría de Estado. Asimismo como los diagnósticos de reparaciones que no se pueden realizar en sus Inhalaciones.
SERVICIOS GENERALES
1. Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades pendientes a la prestación de servicios de mantenimiento de cada una de las Dependencias con profesionalismo, compromiso, lealtad y ética profesional.
PROVEEDURIA
1. Mantener la custodia de los materiales, útiles y otros utensilios almacenados en las diferentes bodegas de la Secretaria.
2. Llevar un control de las entradas y salidas del almacén siguiendo los procedimientos de control interno aprobados por la Secretaria.
3. Llevar inventarios físicos de las existencias para conciliarlos contra las tarjetas y los saldos de las cuentas mayores que maneja la Sub Gerencia de Presupuesto en el área de contabilidad financiera.
4. Realizar los descargos de productos en mal estado siguiendo las políticas y controles internos establecidos por la Secretaria.
SERVICIO DE FOTOCOPIADO
1. Empaste, reproducción, encuadernado y colaboración en la Gerencia Administrativa así como todas las demás Dependencias que requieren este servicio.
BIENES NACIONALES
1. Mantener la custodia de los bienes nacionales de la Secretaría de Finanzas.
2. Llevar un control de las entradas y salidas del equipo siguiendo los procedimientos de control interno aprobados por la Secretaria.
3. Llevar inventarios físicos de las existencias para conciliarlos contra el Sistema de Bienes Nacionales de la Contaduría General de la Republica.
Reglamento de Organización, Funcionamiento y Competencias del Poder Ejecutivo
DECRETO EJECUTIVO PCM-008-97
SECCIÓN SÉPTIMA: ORGANOS DE APOYO
SUBSECCIÓN PRIMERA: GERENCIA ADMINISTRATIVA
Artículo 34: La Gerencia Administrativa de cada Secretaría de Estado es responsable de la administración presupuestaria, la administración de los recursos humanos y la administración de materiales y servicios generales, incluyendo las funciones de compras y suministros y de administración y custodia de los bienes a su cargo.
Artículo 35: La administración presupuestaria comprende, fundamentalmente, la preparación del anteproyecto de presupuesto anual de la Secretaría de Estado y de sus dependencias, el registro y control de la ejecución del gasto de acuerdo a la ejecución del gasto de acuerdo con la legislación sobre la materia, la liquidación del presupuesto al termino del ejercicio fiscal, la contabilidad financiera de las operaciones de la Secretaría de Estado, la asesoría y apoyo a sus diferentes dependencias en relación con la ejecución y control de presupuesto, la preparación de informes financieros y sobre la ejecución presupuestaria que fueren requeridos y el manejo actualizado de los registros y archivos del control presupuestario y de la contabilidad, para su verificación por los órganos contralores del Estado.
El anteproyecto de presupuesto será preparado de acuerdo con las prioridades y metas de inversión y gasto público oficialmente establecidas.
La confiabilidad financiera se ajustara a las normas que emita la Contaduría General de la Republica.
Artículo 36: La administración de recursos humanos comprende el manejo de los asuntos relativos al personal, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia, incluyendo la preparación y actualización de manuales de funciones y de clasificación de puestos y salarios, el desarrollo de programas de capacitación del personal y la tramitación de las diferentes acciones que sobre esta materia correspondan.
Artículo 37: La Administración de los recursos materiales y servicios generales comprende las acciones relativas a la adquisición de bienes y servicios y a la contratación de obras publicas y su mantenimiento, de conformidad con la legislación sobre la materia; la administración y custodia de los bienes muebles e inmuebles adscritos a la Secretaria de Estado y la función de proveeduría, incluyendo el manejo de almacenes de bienes consumibles, así como la provisión de servicios generales como transporte, vigilancia, aseo y otros similares.
Fuente: Reglamento de Organización del Funcionamiento y competencias del Poder ejecutivo (Decreto Ejecutivo PCM-008-97).
Gerencia Administrativa cuenta con la Unidad Local Administradora de Bienes (ULAB) la cual se encarga de mantener el registro control y actualización del inventario de bienes de uso en la Secretaria de Finanzas, utilizando como herramienta fundamental el sistema SIAFI en el módulo de Bienes Nacionales, Identificando los bienes adquiridos; realizando las asignaciones correspondientes y coordinando con las diferentes Direcciones, para que cada servidor público cuente con las herramientas necesarias para un desempeño eficiente en su cargo.
Esta unidad tiene como prioridad Participar en las altas, bajas, transferencias, donaciones realizadas atravez de la Dirección General de Bienes Nacionales, con la finalidad de velar por el uso adecuado de los bienes propiedad del Estado.
- Control de Inventarios Bienes de Uso 2012
- Control de Inventarios Bienes de Uso 2011
- Control de Inventarios Bienes de Uso 2010
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